Voir son entreprise se développer et grandir, c’est fantastique ! Sélectionner un progiciel de gestion sera donc une partie importante de la gestion de votre croissance. Ainsi, vous pourrez offrir à vos équipes les bons outils pour partager les bonnes informations aux bons moments!
Parfois, la croissance peut mettre son temps à venir, elle se fait graduellement. Et parfois celle-ci nous prend au dépourvu, il faut alors s’adapter rapidement pour continuer d’opérer et de prospérer.
Prenons le cas d’une entreprise pour laquelle son système informatique ne répond plus à ces besoins. Comment faire pour choisir LE bon logiciel ? Ce n’est pas évident de se lancer dans la recherche lorsque nous devons aussi continuer à gérer nos opérations. C’est pourquoi bien connaître ses besoins et ses activités est critique afin de faire les bons choix et d’investir au bon endroit.
Pourquoi ajouter un progiciel de gestion?
Plusieurs raisons peuvent nécessiter l’ajout ou le remplacement d’un progiciel de gestion: une croissance des activités, des nouveaux canaux de distribution, des nouveaux produits, ou simplement remplacer Excel.
Indépendamment des raisons évoquées, certains éléments clés permettront d’augmenter le taux de réussite de tout le travail menant à la transformation parce qu’ils auront un impact sur le quotidien de votre équipe. Parmi ceux-ci, nous pouvons retrouver :
- Aider au partage des informations critiques dans toute l’organisation.
- Augmenter l’accessibilité des données pour les prises de décisions rapides.
- Adapter les processus de manière à pouvoir mieux communiquer avec les clients et les partenaires externes.
- Revoir les comportements nécessaires dans la gestion de performance en lien avec les nouveaux outils.
- Réduire les outils et les données multiples dans différentes applications.
Sélectionner le progiciel de gestion exige plusieurs étapes
Faire un tel changement, demande tout un processus. Voici ici les quelques étapes recommandées pour trouver un nouveau progiciel de gestion.
Avant même de commencer à travailler sur les étapes subséquentes, il est de mise de nommer un.e responsable de ce chantier. Vous savez, quand tout le monde est responsable, personne n’est responsable! Alors, nommer quelqu’un qui pourra chapeauter le projet, impliquer les personnes nécessaires, travailler avec les partenaires externes, donner des comptes rendus du progrès et assurer la communication auprès des équipes et de gestionnaires est la première étape.
Fig1 – Diagramme d’implémentation de progociel de gestion
Gestion du changement
Quand doit-on commencer la gestion du changement? Dès le début des réflexions! En effet, si on veut aligner tous les efforts dans la même direction, il est essentiel que la gestion du changement soit la première et la dernière étape de la transformation digitale et qu’elle soit présente pendant tout le projet.
Apporter un changement dans une entreprise a tout son lot de défis. En fait, une étude publiée en décembre 2021 indique que plus de 70% des entreprises qui entament des transformations digitales n’arrivent pas à améliorer la performance organisationnelle ou à assurer la pérennité des efforts. (1)
Pourquoi on fait ce changement?
Une gestion du changement stratégique est donc une approche incontournable pour permettre la réussite de cette transformation. Tout commence par la réponse à un question toute simple : « Pourquoi? »
La réponse, évidemment, n’est pas si simple. Les gestionnaires doivent prendre le temps de réfléchir à cette question de manière à pouvoir expliquer à tous pourquoi le nouveau progiciel de gestion est nécessaire, les objectifs recherchés ainsi que de créer le sentiment d’urgence afin de rallier tous les intervenants. Le message partagé, l’histoire du changement, doit être le même provenant de tous les gestionnaires, concis et facile à comprendre afin d’engager toute l’équipe dans cette transformation digitale.
Analyser les parties prenantes
Certaines personnes seront plus aptes que d’autres à embarquer rapidement dans cette transformation. Prendre le temps d’analyser les réactions possibles, identifier les personnes ou les groupes qui seront plus susceptibles de résister et leurs raisons permettront de préparer des réponses et des approches afin de les sensibiliser à l’importance de cette transformation. Il sera aussi important de prendre le temps d’écouter ces raisons, de les comprendre et de les adresser, s’il y a lieu. Ceci permettra aussi de découvrir des éléments ou même des idées qui n’ont pas été pensé plus tôt. Cette résistance pourrait s’avérer être une mine d’or d’informations importantes et pertinentes.
Communication
Toute l’équipe de gestionnaire, des exécutifs aux superviseurs, ont la responsabilité de continuellement communiquer les raisons de l’adoption du progiciel de gestion, d’écouter les commentaires et les idées des employés, de rassurer et de motiver les intervenants et d’encourager les nouvelles idées et façons de travailler. La gestion du changement ne se fait pas seul, c’est un sport d’équipe!
De plus, les différents moyens de communication présents aujourd’hui auront un rôle à jouer dans la livraison des messages clés. Les rencontres d’équipe en personne sont un excellent moyen de partager l’histoire de la transformation et, surtout, de répondre aux questions et de rassurer les gens. Mais, les communications digitales (par exemple, des messages personnalisés à chacun, des vidéos sur l’intranet et des rencontres virtuelles) peuvent aussi ajouter à l’importance du projet et aider à renforcer davantage les objectifs visés et l’engagement des employés.
Ce mode hybride de communication permettra de partager un message commun à tous les intervenants, par exemple,
- l’échéancier, les objectifs et le progrès de la transformation,
- les initiatives en cours qui permettent de réaliser le plan d’implémentation,
- les changements à la stratégie apportés par la nouvelle technologie et
- l’apport de la technologie pour la réalisation des objectifs stratégiques.
Révision stratégique
Après avoir fait votre stratégie pour l’entreprise, passer au peigne fin à travers les derniers choix stratégiques, les objectifs de croissance (clientèle recherchée, les secteurs d’activités ciblés, les canaux de distribution, etc.), les avantages concurrentiels, les freins à la croissance, les études de satisfaction de la clientèle (et ses besoins) et tout autre élément indispensable à l’analyse. Surtout, il est nécessaire de comprendre l’écart entre l’entreprise telle qu’elle est aujourd’hui et où elle sera dans quelques années.
Fig 2 – Exemple d’une entreprise de distribution
Comprendre les processus actuels
Ensuite, faire l’état des processus actuels et d’en déterminer les améliorations à apporter. Cette étape se fait à l’aide d’ateliers de cartographie de processus où tous les acteurs des différents départements impliqués participent afin de mieux comprendre les besoins à combler et les économies estimées. Voir l’article « La cartographie de processus ».
Définir les processus futurs
Après cette analyse, nous devrons aussi y ajouter les besoins futurs. En effet, cet exercice demande de se projeter dans la croissance et d’y percevoir ce qui va être nécessaire d’adapter avec la nouvelle situation de l’entreprise et avec les stratégies mises en place pour la croissance de l’organisation.
C’est ainsi qu’il est possible de recenser les besoins et les exigences actuels et futurs. Par exemple, dans la figure 1, le besoin actuel est de pouvoir contrôler un entrepôt, mais d’ici deux ans, nous voudrons pouvoir ajouter un deuxième entrepôt et ensuite un troisième.
Recherche de solutions de progiciel de gestion
En tenant compte de toutes les exigences mentionnées, nous entrons dans une phase de recherche de solutions. C’est évidemment l’étape la plus longue !
La recherche comprend :
- Trouver des solutions disponibles sur le marché qui correspondent aux besoins actuels et futurs.
- Dénicher les subventions aidant à l’acquisition.
- Préparer le matériel pour envoyer les demandes d’information.
- Analyser les données obtenues.
- Rédiger et présenter un rapport permettant la prise de décision.
Avec les solutions suggérées, nous pouvons établir une liste de fournisseurs qui offrent le produit/service dont nous avons besoin. Après avoir analysé les différentes propositions reçues et établi une estimation des coûts pour chacun, nous pouvons planifier des rencontres avec les entreprises sélectionnées afin d’effectuer une démonstration de leur logiciel.
La sélection du progiciel de gestion
Grâce à cette étude exhaustive, l’entreprise pourra ainsi choisir le produit qui correspond le mieux à ses besoins !
Un accompagnement à l’implémentation est généralement offert par les intégrateurs des progiciels. Ceux-ci seront en mesure de former les employés, de partager les modules de formation et d’aider dans le transfert des données du système antérieur au nouveau.
Implémentation du progiciel de gestion
Maintenant que la stratégie et le choix du logiciel est effectué, le travail n’est pas fini! Il faut mettre en action les prochaines étapes de communication, de formation et de suivi afin de continuer la communication tout au long du processus d’implémentation.
Afin d’outiller le plus rapidement possible toute l’équipe dans la transformation digitale, il est essentiel de mettre en place quelques éléments qui aideront à l’adoption des nouveaux outils :
- Rendre les informations accessibles à tous,
- Réviser les procédures normalisées pour inclure les nouveaux outils,
- Créer du matériel de formation, sous la forme de documents ou de vidéos, pour aider à adopter les nouvelles pratiques plus rapidement,
- Nommer des supers utilisateurs qui sauront partager leurs connaissances et aider leurs collègues,
- Offrir des formations
- Mettre en place des indicateurs de performance afin de mesurer l’adoption de la nouvelle technologie.
- Revoir les processus d’affaires qui seront impactés par les nouvelles transactions du progiciel.
Car oui, une telle implémentation demande beaucoup de préparation en ce qui concerne la documentation, mais aussi des formations. Cette conversion majeure dans les opérations pourrait amener une forte déstabilisation auprès des employés et résulter en une baisse de confiance, d’une perte de motivation ou même le départ de certains membres du personnel.
En conclusion
Une implémentation bien planifiée, encadrée, avec des outils éprouvés dans la gestion de changement et de projet, peut anticiper les risques et faire de cette transformation digitale, un véritable succès !
« Pour maximiser l’adoption du numérique, les entreprises doivent appliquer en interne les mêmes techniques intégrées de gestion du changement et de développement de produits que celles qu’elles utilisent pour leurs clients. En adoptant ces méthodologies, les responsables de l’adoption numérique peuvent s’assurer que les nouvelles applications correspondent aux besoins des employés, contribuer à susciter le désir avant la mise en œuvre et transformer progressivement l’état d’esprit des employés. » (3)
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Sources :
(1) https://www.mckinsey.com/capabilities/people-and-organizational-performance/our-insights/successful-transformations#/
(2) https://www.mckinsey.com/capabilities/people-and-organizational-performance/our-insights/unlocking-success-in-digital-transformations
(3) https://www.processexcellencenetwork.com/organizational-change/reports/why-digital-adoption-is-the-key-to-maximizing-roi-on-digital-transformation
Crédit photo : Tiger Lily.
