L’amélioration continue pour contrer la pénurie de main d’œuvre

Vous êtes constamment accablé par la pénurie de main d’œuvre? Votre équipe manque de temps et vous êtes en recherche de personnel?

Avez-vous déjà coordonné toute votre équipe pour parler et comprendre les tâches effectuées au quotidien et voir comment elles interagissent ensemble?  

Quand notre équipe d’experts en amélioration continue arrive dans une entreprise, c’est souvent la première fois que toute l’équipe prend réellement le temps de regarder un processus au complet, de A à Z.

En regardant concrètement ce sur quoi les gens passent du temps, on peut rapidement déceler, par exemple, que quelqu’un passe 3 ou 4 heures par semaine à produire un rapport, lequel est envoyé à quelques collègues, qui eux, ne le consultent pas et l’archivent. Quelle perte de temps ! 

Augmenter l’engagement des employés pour contrer la pénurie de main d’œuvre 

Dans un marché de l’emploi où la sollicitation est constante, c’est important de mettre les efforts là où ils sont requis et rapportent le plus. L’amélioration continue est donc tout indiquée pour vous aider à trouver la valeur ajoutée créé par votre équipe et réduire, le plus possible, ou éliminer les tâches sans valeurs ajoutées.

Valoriser le travail de nos équipes en leur donnant des tâches stimulantes et qui sont en lien avec les objectifs est primordial afin que les employés comprennent la différence qu’ils font dans l’organisation et ils seront beaucoup plus engagés et motivés.   

Alors, comment augmenter le niveau d’engagement de nos employés?

Dans cette série d’articles, nous aborderons différentes méthodes propices pour créer ou améliorer l’engagement des employés afin de contrer la pénurie de main d’œuvre. 

Adopter une planification stratégique Lean 

Le terme japonais Hoshin Kanri désigne une méthode qui permet d’opérationnaliser votre stratégie d’entreprise. Ça se traduit par l’implication de tous les niveaux hiérarchiques de l’organisation pour définir les enjeux et les objectifs à atteindre, de même que les actions et solutions envisagées pour atteindre ces objectifs.

Suivant une ligne directrice précise de la stratégie de l’organisation, l’information part des hauts dirigeants, puis cascade aux employés. Ces derniers vont cogiter, penser à des opportunités ou des initiatives et ça va remonter à la haute direction.  

Les employés font réellement partie de la réflexion sur les priorités de l’organisation. On donne aux équipes de travail suffisamment d’autonomie pour qu’ils puissent identifier les enjeux auxquels ils font face. On leur donne le contrôle sur ce qu’ils effectuent dans leur quotidien.

Ça devient la responsabilité de chacun de lever un drapeau rouge lorsqu’il rencontre un problème, mais aussi de collaborer avec ses collègues pour trouver des solutions adéquates, les tester et en contrôler la mise en œuvre.  

L’information circule, les employés comprennent ce qui est prioritaire pour l’organisation et peuvent mettre en place des initiatives cohérentes avec la vision à moyen ou à long terme de l’entreprise. En ayant cette visibilité à moyen-long terme, on est capable de prévoir les compétences dont on aura besoin dans le futur, et ainsi en anticiper leur développement à l’interne.  

Améliorer la performance opérationnelle en utilisant un système de gestion au quotidien 

C’est un système de gestion au quotidien dans lequel on instaure des rencontres très courtes, debout, entre les différents intervenants de différents niveaux.

• En premier niveau, les équipes de terrain voient au progrès de la journée, s’assurent que tout le monde comprend les priorités et soulèvent immédiatement les enjeux qui se pourraient se présenter. Il s’agit d’une occasion pour les superviseurs de voir leur équipe, prendre de leur nouvelle et s’assurer du bon déroulement de la journée. Tout au long du quart de travail, les superviseurs effectuent des visites terrains afin de s’assurer que l’équipe avance comme prévu et ils pourront ainsi déceler les problématiques rapidement afin de trouver des solutions de manière proactive. 
• En deuxième niveau, les superviseurs se rencontrent pour échanger sur leur planification et il est donc plus facile d’identifier des goulots et de partager des ressources, par exemple si une équipe est moins occupée qu’une autre, et ainsi augmenter l’agilité de production et réaliser les objectifs de la journée.  
• Au troisième niveau, les superviseurs rencontrent leur directeur et partagent les bons coups et discutent des enjeux qui n’ont pu être réglé à leurs niveaux ou avec les autres services de l’organisation. 

Finalement, les rencontres à plus haut niveau, dans une fréquence plus basse, permettent de discuter d’éléments qu’on ne peut pas régler au niveau inférieur, assurent une communication fluide à travers toute l’organisation et les enjeux sont escaladés et partagés rapidement. Par le fait même, ces rencontres permettent de recascader l’information de la haute direction vers les employés avec la même fluidité et rapidité!   

Toutes ces rencontres sont basées sur des indicateurs de performance établis et spécifiques pour chaque équipe en lien avec les coûts, les délais de livraisons, la qualité, la sécurité et le personnel. De plus, toutes ces rencontres permettent d’identifier les problèmes et de travailler ensemble pour trouver des solutions. 

Augmenter la performance organisationnelle en planifiant du slack 

Ça vous surprend peut-être, ça peut sembler contre-intuitif, mais planifier du slack permet de créer de l’agilité dans notre organisation parce que les gens deviennent capables de faire plus que la production normale de tous les jours.

Lorsqu’on planifie 100% de la capacité, par exemple pour combler les 40 heures de travail d’une équipe, le moindre problème qui survient, la moindre dérogation à nos standards viendra miner les efforts d’efficacité. C’est statistique, lorsqu’on est à plus de 70% de la capacité d’un système, le temps nécessaire pour effectuer toute demande supplémentaire monte de façon exponentielle.

En visant à exploiter 70 à 80% de la capacité d’une équipe, on permet de réaliser des projets pour régler des enjeux, d’aborder des situations nouvelles, d’innover, d’utiliser ce temps-là en créativité et on y gagne en performance. 

Mais comment faire tout ça quand on manque déjà de temps? Excellente question! Dans l’article de la semaine prochaine, nous aborderons des outils concrets qui permettront d’identifier des occasions pour travailler plus intelligemment et pas simplement plus fort.  

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