Ça vous est-il arrivé de chercher un objet et de réaliser par la suite tout ce temps que vous avez perdu à ne pas le trouver ? Quelle frustration ! Ce temps aurait pu vous permettre de faire bien plus de choses si vous aviez mis de l’avant la méthode d’organisation 5S !
Imaginez alors ce qui se passe lorsqu’un employé dans un atelier ne trouve pas son outil, quelle perte de rendement ! Ou bien, si un employé se blesse en raison d’une mauvaise indication d’un danger, c’est une perte de temps beaucoup plus prolongé. Ceci peut donc entraîner un ralentissement dans la performance de son équipe. Que dire du ressenti des employés dans ces moments-là… La frustration, le découragement que cela peut engendrer, voire une démobilisation totale de l’employé.
On souhaite tous donc avoir des ateliers et des entrepôts aussi bien rangés que le cabanon du grand-père, où chaque outil à sa place, plutôt que la chambre de notre ado, où tout traîne à terre et que les risques de s’accrocher dans le tapis sont beaucoup plus présent !
La méthode d’organisation 5S
Il y a une cinquantaine d’années, Toyota a compris cela. Ils ont créé la méthode 5S, puis l’ont implémenté dans toutes leurs chaînes de production. Dans une optique d’amélioration continue, ils ont mis au point une solution afin d’accroître la performance dans les ateliers tout en respectant la sécurité des employés.
Cette approche de gestion visuelle permet de facilement identifier où sont les choses. Elle permet ainsi :
- d’améliorer
- la productivité
- la santé, la sécurité et le bien-être des employés
- la configuration et les mouvements dans l’espace de travail
- de réduire
- les pertes de temps
- les problèmes d’hygiène et de salubrité
- les coûts d’acquisition d’équipements et d’outils
- de pratiquer la discipline de l’équipe en mettant en place des standards de travail et en développant les routines de l’amélioration continue.
Cela veut dire quoi en fait l’organisation 5 S.
Et bien chaque lettre des 5 S représente un verbe japonais qui définit une action. Vous devinerez que ceux-ci représentent une catégorie d’actions à effectuer au sein d’un espace de travail, que ce soit un entrepôt, un magasin ou même votre garage !
Seiri : Sélectionner
Premièrement, on établit les critères de triages. Par exemple, prenons le cas d’un atelier d’entretien dans une entreprise. Les outils peuvent-ils être catégorisés ? À quelle fréquence sont-ils utilisés ? Combien devrais-je avoir de cet outil ? Est-ce qu’il est vraiment nécessaire de l’avoir ?
Puis, on passe au triage : quels sont les items brisés, non fonctionnels ? À réparer ? À donner ? À garder près du lieu où le travail est fait ? À garder, mais plus éloigné ? Ainsi, nous pouvons répertorier tout ce qui se trouve dans l’environnement de travail et garder près des travailleurs ce qui est nécessaire pour accomplir le travail.
Seiton : Situer
Étant donné qu’il est fort possible que tous les items aient été retirés de leur rangement, c’est le moment idéal pour faire un ménage de fond! Par ailleurs, une nouvelle couche de peinture peut également être favorable pour créer un espace propre et éclairé !
Ensuite, on organise l’espace avec les étagères et les systèmes de rangement. Effectivement, les équipements de rangement choisis auront comme objectif de garder les items bien à la vue et à leur place de manière à facilement voir si l’item est là ou non. On voudra également s’assurer que la gestion visuelle et les identifications posées permettent de conserver l’espace propre et dégagé.
Finalement, on range les produits selon leur fréquence d’utilisation et leur dimension de manière à réduire les déplacements inutiles. Parallèlement, une liste des items rangés avec leurs emplacements facilitera la continuité de l’organisation.
Seiso : Scintiller
Afin de maintenir un espace propre pour assurer la sécurité de tous et aider au rangement, une routine d’entretien à chaque début et fin de quart de travail est de mise. Ainsi, chaque employé a la responsabilité de repositionner les outils à leur place et de ranger son espace de travail. Bref, chaque employé pourra commencer leur journée dans un environnement propre.
De plus, des audits hebdomadaires effectués par les employés et les dirigeants permettront de facilement identifier les bons coups et d’adresser rapidement les améliorations possibles. Ainsi, l’entretien régulier et la prévention tout au long de l’année permettront de conserver l’espace de travail propre et sécuritaire.
Seiketsu : Standardiser
La quatrième étape de l’organisation 5S, la standardisation, est appuyé par l’identification visuelle, qui est très importante dans cette étape, car elle indique rapidement ce qui doit être fait ou évité. Aussi, les instructions de travail et les avertissements doivent être clairs, simples à comprendre et standardisés pour maintenir les 3 premières étapes. C’est pourquoi nous utilisons régulièrement des pictogrammes pour montrer quoi faire ou ne pas faire. Ainsi l’objectif de cette phase est de simplifier le maintien et la pérennité du travail qui vient d’être fait !
Shitsuke : Suivre
Les mots d’ordre pour cette dernière étape : Rigueur et travail d’équipe ! Un suivi rapproché avec des audits externes et internes, ainsi que la mise en place de procédures écrites, pourront ainsi permettre une validation du respect des standards et de leur amélioration. Finalement, le tableau de gestion visuelle de l’organisation 5S permettra d’effectuer un suivi constant des bons coups et des améliorations à faire. Cette nouvelle routine de l’équipe pour apprendre ensemble le maintien du 5S constitue le début de l’amélioration continue! Car les employés apprennent à identifier des problématiques et à travailler ensemble pour trouver des solutions.
Accompagnement dans la mise en œuvre de l’organisation 5S
Lorsque nous accompagnons nos clients dans la mise en place de cette méthodologie, nous les encourageons à célébrer les succès et à mettre en avant les efforts faits par les employés. Avec une volonté de réussite commune, il est beaucoup plus facile d’atteindre les objectifs dans les meilleurs délais. C’est pour cela que nous sollicitons aussi toutes les équipes concernées lors de la mise en place et les intégrons dans notre stratégie d’implantation. Cela crée un sentiment réel chez les employés de participer à l’avancement d’un projet pour le bien de l’organisation, d’une meilleure cohésion entre les différents groupes, en plus de simplifier leur travail au quotidien !
Nous offrons une formation sur la méthode d’organisation 5S, incluant une introduction au Lean et aux formes de gaspillages. N’attendez plus et offrez à votre équipe un environnement sécuritaire et productif!
Planifiez une rencontre avec nous pour savoir comment nous pouvons vous accompagner dans l’implémentation de la méthode des 5 S.
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