Vous travaillez à l’amélioration d’un processus ? Le FIPEC est alors l’un des principaux outils à utiliser pour mieux comprendre l’étendue de votre tâche.
Comprendre le FIPEC
Un FIPEC est une représentation visuelle qui montre le processus sur lequel l’équipe se concentre et les éléments qui le précèdent et le suivent. Nous utilisons le FIPEC pour mieux comprendre ce qui a un impact sur notre processus et ce qui l’alimente. Cela signifie que nous examinons les fournisseurs et ce qu’ils apportent au processus. Ensuite, nous examinons également les résultats du processus et qui sont les clients.
Ainsi, cette approche nous aide à mieux comprendre la portée du projet, où le processus commence et se termine pour l’équipe d’amélioration continue, ainsi qu’à comprendre comment il s’intègre dans un processus d’entreprise plus large.
Les cinq éléments du FIPEC
Lors de la documentation d’un FIPEC, nous examinons les cinq éléments clés suivants : Fournisseur, Intrant, Processus, Extrant et Client.
Par exemple, si nous travaillons sur un processus visant à améliorer l’achat d’articles pour la production, nous disposerons des informations suivantes :
Grâce à ce diagramme, nous pouvons voir les différents éléments et personnes qui ont un impact sur le processus et qui peuvent également être impactés par celui-ci. Le FIPEC nous permet de voir et de déterminer où commence et où finit notre processus, de sorte que nous pouvons clairement établir les éléments qui entreront et sortiront du champ d’application du projet.
Les avantages du FIPEC
Dans une entreprise, aucun processus n’est isolé. Tous les acteurs et toutes les étapes nécessaires à la fourniture des biens ou des services promis sont interconnectés et imbriqués les uns dans les autres. Il est donc essentiel de comprendre comment les processus et les personnes sont liés pour s’assurer que les équipes d’AC s’attaquent aux bons problèmes sans en causer d’autres dans un autre domaine.
Un FIPEC nous aide à y parvenir. En examinant les personnes qui contribuent au processus, nous pouvons comprendre les flux de travail et d’information qui ont un impact sur notre processus et nos parties prenantes. De la même manière, nous pouvons comprendre les résultats générés par notre processus et qui sont les clients, afin de voir comment nous influençons d’autres processus en aval.
Parfois, dans un FIPEC, nous verrons des éléments déconnectés ou des éléments qui ne présentent pas de corrélation avec d’autres parties du diagramme. Ainsi, ces éléments isolés qui apparaissent dans le FIPEC deviennent de nouvelles opportunités d’amélioration. Grâce à cette visibilité systémique, nous pouvons nous assurer que rien n’est traité de manière isolée et que nous résolvons les problèmes, sans les transférer à une autre équipe.
Mise en œuvre du FIPEC
Pour construire le FIPEC, réunissez les personnes qui sont des experts du processus, c’est-à-dire les personnes qui y travaillent tous les jours ! Cette session sera d’autant plus efficace qu’elle sera animée par une personne qui ne fait pas partie du processus. Le rôle de l’animateur est de veiller à ce que tout le monde reste concentré sur l’objectif. Assurez-vous que tout le monde comprend les objectifs de la réunion :
- identifier la partie du processus sur laquelle ils se concentreront au cours de l’initiative d’amélioration continue (la portée du projet)
- comprendre les éléments en amont et en aval du processus.
En se référant à notre exemple ci-dessus, nous inviterions à la table,
- Pour le fournisseur :
- des représentants des clients et des utilisateurs finaux s’ils ne sont pas en mesure d’assister eux-mêmes à la réunion
- Les planificateurs de la chaîne d’approvisionnement.
- Les superviseurs de la production.
- Pour le côté client :
- Fournisseurs
- Transporteurs
- Superviseurs d’entrepôts
- Superviseurs de la distribution
- Les représentants des clients et des utilisateurs finaux s’ils n’ont pas été en mesure d’assister eux-mêmes à la réunion.
Ensemble, ce groupe sera en mesure d’expliquer ce qu’il apporte au processus et ce qu’il attend en tant que résultat du processus.
FIPEC et Lean Six Sigma
Lorsque nous travaillons sur un projet d’amélioration des processus Six Sigma DMAIC, nous utilisons le FIPEC dans la phase de définition. Il permet de mieux comprendre le problème en question, comment il s’inscrit dans l’organisation globale et qui en subit l’impact.
Lean Six Sigma vise à améliorer l’organisation par le biais de l’amélioration des processus. Mais il peut être facile de se concentrer uniquement sur une petite partie du processus sans comprendre comment elle affecte l’ensemble du processus. Nous voulons résoudre les problèmes, et non les déplacer en amont ou en aval, et l’outil FIPEC nous y aide. Certes, le FIPEC nous offre une vision systémique du processus. Il montre donc comment il s’intègre dans l’ensemble des processus de l’entreprise et garantit que l’amélioration est solide et qu’elle concerne l’ensemble de l’entreprise.
Surmonter les difficultés avec le FIPEC
Lors de la construction d’un FIPEC, il peut être tentant d’inclure un grand nombre d’éléments dans le diagramme. Cependant, la simplicité et la brièveté sont des atouts considérables ! Le but n’est donc pas de documenter chaque étape du processus sur le FIPEC. Il s’agit plutôt de montrer une vue d’ensemble de ce qui est couvert. Le diagramme de processus détaillé sera réalisé plus tard au cours de la phase de mesure.
Optimiser la chaîne d’approvisionnement grâce à FIPEC
Une chaîne d’approvisionnement est une série d’activités nécessaires pour amener un produit ou un service jusqu’à son consommateur final, voir notre article « C’est quoi, la chaîne d’approvisionnement ». En raison du grand nombre de pièces, de personnes et de processus impliqués, un effort d’amélioration continue de la chaîne d’approvisionnement consiste à gérer plusieurs processus en amont et en aval. L’utilisation du FIPEC permet non seulement de s’assurer que les membres de l’équipe comprennent l’impact du processus, mais aussi de générer des informations susceptibles de réduire les délais et d’améliorer le rendement.
En conclusion, le FIPEC est un outil de qualité qui illustre l’amont et l’aval d’un processus, les personnes impliquées et les principaux intrants et extrants de ce processus. L’exécution d’un exercice FIPEC permet d’aligner les membres de l’équipe AC sur l’étendue du projet, d’identifier les opportunités d’amélioration et de rationaliser le processus afin de mieux servir les clients.
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